freeeのデータバックアップ方法｜万が一に備える
freeeのデータは自動的にクラウドに保存されていますが、自分でもバックアップを取っておくと安心です。エクスポート機能を活用しましょう。
なぜバックアップが必要か
freeeはクラウドサービスなので基本的にデータが消えることはありません。しかし、以下のケースに備えてバックアップは有効です。
- freeeのプランを解約・ダウングレードする場合
- 他の会計ソフトに乗り換える場合
- 税務調査で過去のデータが必要になる場合
- 税理士にデータを共有する場合
freeeのエクスポート機能
仕訳帳のエクスポート
- 「レポート」→「仕訳帳」を開く
- 期間を指定
- 「エクスポート」をクリック
- CSVまたはPDF形式でダウンロード
仕訳帳はすべての取引データが含まれる最も重要なデータです。
試算表のエクスポート
- 「レポート」→「試算表」を開く
- 期間を指定
- 「エクスポート」でCSVまたはPDFをダウンロード
取引データのエクスポート
- 「取引」→「取引の一覧・登録」を開く
- 期間や条件を指定
- 「エクスポート」→「CSV」でダウンロード
その他のエクスポート可能データ
- 請求書: PDF形式で個別にダウンロード
- 勘定科目一覧: 設定画面からCSVエクスポート
- 取引先一覧: 設定画面からCSVエクスポート
- 固定資産台帳: レポートからエクスポート
定期バックアップのすすめ
以下のタイミングでバックアップを取ることをおすすめします。
| タイミング | バックアップ内容 | |-----------|-----------------| | 月末 | 仕訳帳（当月分） | | 四半期末 | 仕訳帳＋試算表 | | 年末・決算後 | 全データ（仕訳帳、試算表、固定資産など） | | プラン変更前 | 全データ |
バックアップの保存先
ダウンロードしたファイルは以下のような場所に保管しましょう。
- パソコンのローカルフォルダ: まずはここに保存
- 外付けHDDやUSB: パソコンの故障に備えて
- Google DriveやDropbox: クラウドストレージにも保管
- 税理士に共有: 確定申告時に活用
帳簿の保存期間
確定申告の帳簿は一定期間の保存が義務付けられています。
- 青色申告の帳簿: 7年間
- 白色申告の帳簿: 5年間
- 領収書・請求書: 7年間（一部5年）
freeeを長期間使い続けるならクラウド上にデータが残りますが、念のためバックアップしておきましょう。
freeeを解約する場合
freeeを解約すると一定期間後にデータにアクセスできなくなります。解約前に必ず全データをエクスポートしてください。
まとめ
freeeのエクスポート機能を使って定期的にバックアップを取りましょう。特に決算後や年度末は全データのバックアップを忘れずに。
freeeのデータ管理に不安がある方は「フリーフリー」にご相談ください。