現金取引の記帳方法｜レシートがない時はどうする？
現金取引はレシートが命
現金で支払った経費は、レシートや領収書がないと証拠が残りません。銀行振込やクレカ払いなら明細が残りますが、現金は記録が残らない。だからこそ、記帳のルールを知っておく必要があります。
現金取引の基本的な記帳方法
現金取引の記帳はシンプルです。
- 支払った日付を記録する
- 勘定科目を決める（消耗品費、旅費交通費など）
- 金額を入力する
- 口座は「現金」を選択する
- 摘要にメモを残す（何を、どこで買ったか）
会計ソフトなら「取引登録」画面で口座を「現金」にするだけ。手書き帳簿なら現金出納帳に記入します。
レシートがない時の対処法
出金伝票を書く
レシートをもらえなかった、または紛失した場合は「出金伝票」を作成します。
出金伝票に書く内容は4つだけです。
- 日付：支払った日
- 支払先：お店や相手の名前
- 内容：何を買ったか
- 金額：支払額
100円ショップでも文房具店でも出金伝票は買えます。これを書いて保管すれば、レシートの代わりになります。
出金伝票が認められるケース
出金伝票は、以下のようなケースで使います。
- 自販機で飲み物を買った
- 割り勘の飲食代を現金で払った
- 慶弔費（お祝い・お香典）
- 電車やバスの交通費（ICカード明細がない場合）
- レシートを紛失した
ただし、高額な支出を出金伝票だけで処理すると、税務調査で否認されるリスクがあります。数百円〜数千円の少額な支出に限定するのが安全です。
他の証拠書類を残す
レシートがなくても、以下のもので代用できます。
- クレジットカードの利用明細
- メールの注文確認
- Amazonの購入履歴
- 交通系ICカードの利用履歴
- 銀行の振込明細
できるだけ複数の証拠を残しておくと安心です。
現金取引を減らすのが最善策
そもそも現金取引を減らせば、記帳の手間は大幅に減ります。
- 事業用のクレジットカードを1枚作る
- 電子マネーやQR決済を活用する
- 銀行振込を使う
口座やカードの明細は会計ソフトに自動で取り込まれます。記帳漏れも防げます。
現金を使わざるを得ない場面だけ手動で記帳する。このスタイルが一番効率的です。フリーフリーは口座連携で現金以外の取引を自動記帳できるので、手入力の負担を最小限に抑えられます。