仮払い・立替払いの記帳方法

仮払いと立替払いは似ているが違う

仮払いと立替払いは混同されがちですが、記帳方法が異なります。

• 仮払い：金額や用途が確定する前にお金を渡すこと
• 立替払い：本人が自分のお金で一時的に支払い、後で精算すること

それぞれの処理を具体的に見ていきましょう。

仮払いの記帳方法

仮払金を渡した時

出張前に従業員へ概算の交通費5万円を渡した場合。

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 仮払金 | 50,000 | 現金 | 50,000 |

精算時（実際の支出が確定した時）

実際の出張費が42,000円だった場合。差額8,000円が返金されます。

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 旅費交通費 | 42,000 | 仮払金 | 50,000 | | 現金 | 8,000 | | |

仮払金が精算されて0になり、実際の経費が計上されます。

追加で支払いが必要な場合

実際の出張費が55,000円だった場合。差額5,000円を追加で渡します。

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 旅費交通費 | 55,000 | 仮払金 | 50,000 | | | | 現金 | 5,000 |

立替払いの記帳方法

従業員が立替えた場合

従業員がタクシー代3,000円を自分のお金で支払った場合。

精算時：

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 旅費交通費 | 3,000 | 未払金 | 3,000 |

返金時：

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 未払金 | 3,000 | 現金 | 3,000 |

個人事業主が個人のお金で立替えた場合

個人事業主自身が個人の財布から事業経費を払った場合は、「事業主借」を使います。

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 消耗品費 | 3,000 | 事業主借 | 3,000 |

返金の処理は不要です。事業主借は個人と事業の間の貸し借りなので、精算の概念がありません。

取引先への立替金

クライアントの代わりに送料などを立替えた場合。

立替時：

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 立替金 | 1,000 | 現金 | 1,000 |

回収時：

| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 | |------|------|------|------| | 普通預金 | 1,000 | 立替金 | 1,000 |

立替金は売上ではないので注意してください。

管理のポイント

仮払金と立替金は、月末に残高を確認しましょう。精算忘れがあると残高がいつまでも残り続けます。税務調査でも「仮払金の残高が大きい」と指摘されやすいポイントです。

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